2. SESIÓN ESTUDIO O PLAN ADMINISTRATIVO

ESTUDIO ADMINISTRATIVO

Comprende todas las acciones encaminadas a la planeación y organización de la empresa como: relación y clasificación de funciones, asignación de cargos, elaboración del Manual de Funciones y del Manual de procedimientos administrativos, como la representación gráfica de estos procedimientos a través de los flujogramas.

1. En la relación y clasificación de funciones, se describen las funciones, se clasifican por cargos.

2. Se asignan los cargos y se determina el número de cargos como el perfil de cada uno.

3. Se elabora el Manual de Funciones de acuerdo a un modelo predeterminado.

4. Se identifican los procedimientos administrativos teniendo en cuenta las funciones de cada cargo.

5. Se construye el Manual de procedimientos administrativos como sus flujogramas.

El objetivo del estudio administrativo es realizar un análisis que permita obtener la información pertinente para la determinación de los aspectos organizacionales de un proyecto, los procedimientos administrativos, aspectos legales, laborales y fiscales. A continuación se muestran los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de inversión: 

1.- Planeación estratégica. La planeación estratégica debe identificar hacia dónde desea la empresa desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado, como las económicas y sociales. Una vez definida la planeación estratégica es necesario conocer de qué manera alcanzará esa visión por lo que deberá preguntarse y responderse ¿quién lo hará?, ¿cuándo se llevará a cabo?, ¿cómo se realizará?, ¿dónde se implementará?, y para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeación como son: 

• Misión: Que identifique el propósito de la organización mas la exigencia social. Una clara Misión sirve de fundamento a la toma de decisiones. 
• Visión: La empresa debe identificar hacia dónde va y con ello le da certidumbre al negocio y sus líderes para establecer los nuevos retos. 
• Objetivos: Una vez identificada la visión y misión, el empresario debe establecer guías cualitativas que lleven al logro de los resultados. 
• Políticas: Definen el área de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la decisión; dan lineamientos. Generalmente toda política es establecida por el dueño de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerárquicas. (Anzola, 2002) 
• Estrategias: Las estrategias denotan un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos generales. Es el plan básico que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar así su misión. (Rodríguez, 2000) 
• Valores: Los valores representan las convicciones filosóficas de los administradores que dirigen a la empresa hacia objetivos y planes para lograr el éxito. (Rodríguez, 2000). 
• Análisis DOFA: Es una herramienta útil para ver los pasos y acciones futuras de una empresa. Esta se logra, mediante el estudio del desempeño presente, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marca posibles evoluciones exitosas de la organización y permite que el nivel gerencia de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organización a la que pertenece.  

• ORGANIGRAMAS: Consiste en recuadros que representan los puestos en una organización y los niveles jerárquicos mediante líneas, canales de autoridad y responsabilidad. Deben ser claros, procurar no anotar el nombre de las personas que ocupan el puesto y no deben ser demasiado extensos ni complicados y mostrar solamente la estructura del cuerpo administrativo de la empresa. Una vez que se tiene un organigrama se deben definir los puestos ya que ello muestra claridad a la administración del proyecto, pues son las personas las que deberán ejecutar el trabajo para lograr los objetivos empresariales. 

• PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Una organización que no planifica sus recursos humanos puede encontrar que no está satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus metas generales debidamente. Esta planificación apoya al proyecto de inversión para tener en claro cuántas personas se requieren y con qué habilidades específicas para cada puesto. Tener un equilibrio en las contrataciones es de suma importancia ya que no se debe incorporar a empleados de más o de menos que no puedan desarrollar sus actividades laborales con satisfacción. A continuación se encuentran dos métodos que apoyan la planificación del recurso humano como son: 

1. Reclutamiento: Este elemento consiste en proveer a la empresa de una cantidad suficiente de candidatos durante el transcurso de un periodo de tiempo determinado para depurar entre ellos a los que reúnen los requisitos necesarios para ocupar el puesto vacante. Los medios de reclutamiento pudieran ser: el periódico, la radio, televisión, volantes, entre otros. 

1. Selección de personal: Es la elección de la persona idónea para un puesto determinado y a un costo adecuado. Esta selección también debe permitir la realización del trabajador en el desempeño de su puesto, así como el desarrollo de sus habilidades potenciales a fin de hacerlo mas satisfactorio así mismo y a la comunidad en que se desenvuelve, para contribuir con ello a los propósitos de la organización. (Mercado, 2001). El proceso de selección incluye los siguientes elementos: 

1. Formulación de solicitud de empleo: entrevista con el encargado, pruebas psicológicas, físicas y de habilidades, en algunos casos se vuelve a entrevistar con el que sería el jefe inmediato y finalmente viene la contratación. Para la elaboración del Proyecto de inversión se debe proponer una estructura adecuada para seleccionar al recurso humano necesario para llevar a acabo las operaciones de la empresa. 

1. Capacitación y desarrollo: Estos elementos tienen el propósito de mantener o mejorar el desempeño de los trabajadores presentes o bien de los empleados futuros, todo ello con la finalidad de que el personal realice sus actividades de manera eficiente y eficaz.

• MARCO LEGAL. En este rubro de la elaboración de proyectos de inversión se debe dejar muy claro el tipo de personalidad jurídica que tiene la empresa, pudiendo ser Persona física o Persona moral. En caso de ser persona moral será necesario fundamentar el tipo de sociedad a partir de lo establecido en el código mercantil dentro de la Ley General de Sociedades Mercantiles. 

• MARCO FISCAL. Para cumplir con las leyes fiscales, es necesario registrarse ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, mediante el formato R1 para dar crédito de los impuestos correspondientes. Para efectos de la presentación del proyecto de inversión es necesario identificar cada una de las obligaciones fiscales a las que se hará acreedora el proyecto estas deben ser las federales, estatales como las municipales y mostrar los procesos para la realización de los pagos correspondientes. 

• ASPECTO LABORAL. Toda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral para lograr una mejor integración entre los trabajadores y los patrones. Dentro del aspecto laboral, se pueden mencionar el contrato de trabajo y el reglamento interior. 

1. Contrato de trabajo: El contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o nombre, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado, mediante el pago de un salario. En el se destacan al menos los siguientes puntos: la prestación de un trabajo o servicio, que el trabajo o servicio es personal o subordinado y que existe un pago por concepto de sueldos o salarios por la prestación del servicio. 

1. Reglamento de trabajo: Debe ser considerado como un instrumento para lograr la disciplina de los trabajadores y el adecuado cumplimiento de las labores para las cuales fue contratado, dando origen a una disciplina ejemplar y un buen servicio. Este debe contener al menos las horas de entrada, de salida, el lugar de trabajo, los días y lugar de pago, permisos y licencias, procedimientos para la aplicación de la disciplina, formas para prevenir el riesgo de trabajo, entre otros. En un proyecto de inversión este debe contemplar todos los elementos necesarios para que la armonía en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de lo establecido.

COPIE Y PEGUE EN GOOGLE PARA VER ESTE TRABAJO DE GRADO DE UN PLAN DE NEGOCIOS DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

http://dspace.uniandes.edu.ec/bitstream/123456789/5147/1/TUSDADM059-2016.pdf

ORGANIGRAMAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMA

SEGUNDO TALLER DE TRABAJO DE GRADO III

HACER EL ESTUDIO ADMINISTRATIVO U ORGANIZATIVO QUE COMPRENDE:

1). Análisis de Cargos: seleccionar los cargos que se van a necesitar en su proyecto de acuerdo a las actividades que se van a desarrollar.

2). Organigrama. Diseñar el organigrama que se va a utilizar en la empresa.

3). Elaborar el Manual de Funciones. Escoja el modelo que más se adapte a su empresa. Observe los del SENA, por ejemplo.

4) Diseñe el Manual de Procedimientos Administrativos. Cada función de un cargo conlleva un procedimiento administrativo. Ejemplos: elaboración de la nómina de empleados, Recibir y archivar correspondencia, contestar el teléfono, entre otras.

5). Flujogramas. Diseñe un flujograma o diagrama de flujo por cada procedimiento administrativo.